Organizacja szkoleń i konferencji to trudne zadanie. Tego typu wydarzenia rzadko przechodzą bez echa w branży, dlatego za organizację należy zabrać się odpowiednio wcześniej, żeby móc wszystko dopiąć na ostatni guzik. Na co zwracać uwagę, wynajmując sale konferencyjne?
Wynajem sali konferencyjnej
Pamiętaj, że to, co wydarzy się w trakcie konferencji, ma ogromny wpływ na wizerunek marki. Pd przebiegu konferencji (w tym od rzeczy niezależnych od organizatora) nierzadko zależy również dalsza lub nowa współpraca z kontrahentami. Warto więc zadbać o to, by miejsce, które wynajmiesz, cieszyło się dobrymi opiniami, miało czynne toalety, obsługę sprzątającą na miejscu, ochroniarzy czy sprawne ogrzewanie zimą: brak tego typu „drobiazgów” może negatywnie wpłynąć na odbiór nawet najbardziej merytorycznego spotkania.
Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że w natłoku zadań, jakie trzeba wykonać przy organizacji konferencji, szukanie sali idealnej może zejść na dalszy plan. Mamy jednak 5 rad, dzięki którym z łatwością wybierzesz najlepszą dla Twojego wydarzenia salę, a przy okazji zaoszczędzisz trochę czasu.
Uczestnicy oceniają konferencję i szkolenia pod względem całokształtu – mówi ekspert z serwisu salerezerwacje.pl. – Oznacza to, że zwracają uwagę nawet na drobne szczegóły, które często nie są zależne od nas. Aby zminimalizować ryzyko niezadowolenia gości, warto wcześniej przygotować sobie listę rzeczy, które mogą pójść źle i dołożyć starań, by zapobiec jak największej ich liczbie.
5 rad, które pomogą Ci w wyborze sali na szkolenie
1. Sprawdź opinie w Internecie
Przeprowadzenie odpowiedniego researchu jest kluczowe. Nawet jeżeli na ulotkach i po odwiedzeniu miejsca osobiście konkretna sala wydaje Ci się idealna, nie wynajmuj jej bez sprawdzenia opinii. Może okazać się, że współpraca z obsługą jest na kiepskim poziomie, na kilku konferencjach zabrakło prądu lub sala nie ma klimatyzacji mimo zapewnień w ulotkach reklamowych, że jest ona sprawna.
2. Dojazd i położenie
Nawet najlepsza sala ze wspaniałą obsługą może zniechęcić do wzięcia udziału w konferencji, jeżeli dojazd do niej będzie utrudniony (remonty lub objazdy) lub będzie bardzo daleko za miastem. Będzie to problematyczne zwłaszcza dla osób, które są spoza miasta i nie przyjechały samochodem.
3. Wielkość sali
Jeżeli planujesz konferencję na 600 osób, to wybierz takie miejsce, które wszystkich pomieści. Nie zakładaj, że na miejscu da się dostawić krzesła lub część gości nie przyjedzie – zawsze warto liczyć miejsca na zapas. Sale konferencyjne nie są z gumy i jeżeli wiesz, że w zeszłych latach przyjeżdżała zadeklarowana ilość uczestników, to nie zakładaj, że w tym roku będzie inaczej.
4. Obsługa sali
Posiłkuj się opiniami z internetu, a także – jeżeli masz możliwość – odwiedź salę osobiście i upewnij się, czy w cenie wynajmu sali jest obsługa przez cały czas trwania szkolenia. Za obsługę często trzeba dopłacać – w efekcie okazuje się, że można było wynająć inną salę za dużo mniejszy koszt.
5. Posiłki/catering
Niektóre sale współpracują z cateringiem lub przygotowują poczęstunek dla gości na miejscu – zanim wynajmiesz salę, upewnij się, czy jedzenie na pewno jest smaczne. Może okazać się też, że taniej (i smaczniej) wyjdzie zamówienie zewnętrznego cateringu, ale uwaga: nie każda sala to umożliwia!
Zastanów się, czy catering ma być organizowany przez miejsce, w którym będzie odbywało się szkolenie, czy firma sama się tym zajmie – mówi ekspert z serwisu salerezerwacje.pl. – Niedobre jedzenie również może zaważyć na opinii na temat eventu, a jego całkowity brak może spotkać się z niezrozumieniem gości.
Sala na szkolenie to bardzo istotny element każdego biznesowego spotkania. Pamiętaj, że nawet najdrobniejsze „wpadki” mogą negatywnie wpłynąć na odbiór najbardziej merytorycznego spotkania. Dlatego postaraj się przewidzieć je wcześniej – dzięki temu będziesz miał szansę dobrze się przygotować!
