Profesjonalnie przygotowane i przeprowadzone spotkanie biznesowe może przynieść organizatorom oraz uczestnikom wiele korzyści. W zależności od celu, takie jest to świetna okazja do networkingu, wymiany doświadczeń i postawienia podwalin pod wspólne projekty. Dla osiągnięcia planowanych celów ważne jest, aby wydarzenie było dobrze zorganizowane.
Miejsce
Po określeniu merytorycznej warstwy i zaplanowaniu liczby uczestników warto zająć się znalezieniem odpowiedniej przestrzeni. Nie zawsze możliwe jest zorganizowanie wydarzenia we własnym biurze. W zależności od charakteru spotkania i ilości osób może być potrzebny wynajem sali. Wrocław, tak samo jak pozostałe duże miasta w Polsce, posiada szeroką ofertę sal do wyboru. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto sprawdzić jednak, czy dane miejsce odpowiada wymaganiom. Przede wszystkim, ważne jest, by sala znajdowała się w dogodnej lokalizacji, z wygodnym dojazdem. Jeśli w wydarzeniu ma wziąć udział większa liczba gości, warto wziąć pod uwagę dostępność miejsc parkingowych. Oprócz zaplecza logistycznego należy sprawdzić estetykę i funkcjonalność pomieszczenia, jego wielkość, nagłośnienie oraz dostęp do sprzętów multimedialnych, jak np. rzutnik z ekranem.
Zaproszenia
Spotkanie jest organizowane dla gości, więc dobrze jest zadbać o to, aby się pojawili. Zwykle osoby ujęte na liście zaproszonych mają wypełnione kalendarze na wiele tygodni do przodu. Z tego powodu warto pamiętać, aby wysłać zaproszenie z informacją o wydarzeniu z odpowiednio dużym wyprzedzeniem. Należy też zadbać o to, by zaproszenie zawierało wszystkie istotne informacje, zarówno organizacyjne, jak również dotyczące tematyki spotkania. Oprócz czasu i miejsca można zawrzeć więc agendę – tym bardziej, jeśli zaproszenie wysyłane jest przez pocztę elektroniczną. Elegancko jest też zawrzeć mapkę z dojazdem, która ułatwi dotarcie szczególnie osobom, które przyjadą z innych miast.
Diabeł tkwi w szczegółach
Profesjonalna sala, odpowiednio skonstruowane zaproszenia, potwierdzeni goście – wszystkie wysiłki mogą pójść na marne, jeśli w dniu spotkania okaże się, że np. zainstalowany w pomieszczeniu rzutnik nie działa lub prezentacja prelegenta wyświetla się w niezidentyfikowanym formacie. Każde takie niedociągnięcia sprawiają, że spotkanie niepotrzebnie się przedłuża, a do tego negatywnie wpływają na ocenę wydarzenia. Stąd ważne jest, by zadbać o kwestie techniczne wcześniej. Można poprosić wszystkich prelegentów o wcześniejsze przesłanie prezentacji. To umożliwi umieszczenie ich na jednym laptopie, z którego będą odtwarzane. Oczywistością jest wcześniejsze sprawdzenie w dniu spotkania czy wszystkie sprzęty, które mają być wykorzystane działają.
Powyższe aspekty wydają się być najważniejsze dla zorganizowania profesjonalnych wydarzeń biznesowych. Zadbanie o szczegóły odpowiednio wcześniej pozwoli zminimalizować ryzyko niechcianych niespodzianek, które mogłyby zakłócić przebieg spotkania. Wszystko to ułatwi zbudowanie odpowiedniej atmosfery i osiągnięcie założonych na początku celów.
